Научная документация


Основу учетной документации составляют книга поступлений («сырьевая книга»), инвентарная книга (ранее называвшаяся «шнуровой»), карточка каталога Сектора и музейная этикетка. При поступлении материалов в Сектор они заносятся в книгу поступлений. Экземпляры поступившие одномоментно от одного коллектора и объединенные географией, временем сборов и т.п. (например, материалы одной научной поездки) получают общий номер поступления, состоящий из порядкового номера и года, под которым фигурируют до окончательно каталогизации. Под этим номером в книгу поступлений заносится информация о таксономическом составе поступления, общие сведения о географии и времени сборов, количестве и форме препаровки экземпляров, фамилия коллектора или название источника поступления.
Занесенные в книгу поступления материалы поступают по необходимости в препаровку. Их коллекционные данные заносятся поэкземплярно в электронную таблицу (сотрудниками сектора на основе приложенной полевой документации либо самим коллектором), из которой потом переносятся в коллекционную базу данных Сектора. После сверки наличия экземляров и соответствия форм препаровки, всем экземплярам присваиваются индивидуальные номера и распечатываются карточки поэкземплярного каталога и индивидуальные этикетки. Индивидуальный номер присваевается именно экземпляру, вне зависимотси от формы препаровки. Если экземпляр представлен несколькими частями (шкурка и череп, шкурка и мясная тушка в спирту, спиртовой экземпляр и очищенный череп и т.п.), все его части имеют один и тот же инвентарный номер. Для идентификации инвентарных номеров териологической коллекции им присвоен индекс «S».
 
Образец этикетки Сектора
Музейная этикетка составляется для каждого экземпляра сухой коллекции, а если экземпляр представлен несколькими предметами (например, шкурка и череп), этикетка повторяется для каждого из них. Любая этикетка содержит определение (название таксона), пол, возраст, место и дату сбора, фамилию коллектора, сведения о формах препаровки. Однако промеры и дополнительная информация содержится только в шаблоне этикетки, распечатываемой для шкурки (тушки). Для спиртовых экземпляров, объединенных номером поступления, таксономической принадлежностью и географией, распечатывается общая этикетка, которая кладется в емкость с фиксатором; к самим экземплярам в этом случае прикрепляют лишь индивидуальные номера.
Учетные карточки систематико-географического каталога также составляются индивидуально на каждую единицу по тому же принципу, что и этикетка и содержат всю информацию, которая есть по данному экземпляру в базе данных. До недавнего времени карточки заполнялись черной тушью от руки, однако после создания электронной регистрационной базы, они распечатываются на компьютере. В каталоге карточки расставляются по тому же принципу, что и экземпляры в хранилищах: в таксономическом порядке до уровня вида, а внутри одного вида - по географическим регионам.
Шкаф-картотека каталога Сектора. 
После регистрации и прикрепления этикеток материалы отправляются на раскладку или дезинсекционную обработку, а их данные дублируются в шнуровой книге. Как и в случае с прочей документацией, до недавнего времени она заполнялась вручную. В настоящее время отдельные листы шнуровой книги распечатываются из электронной базы и подшиваются в общую папку.
 
Электронная система учета и регистрации коллекции была создана в Секторе в 2000 г. преимущественно силами А.В. Борисенко на основе электронной таблицы MS Excel и СУБД MS Access. В настоящее время создана полная база данных о типовой коллекции; в электронный каталог внесено около 30 000 экземпляров (все поступившие с момента создания системы). В будущем планируется внесение в базу сведений обо всех хранящихся в секторе териологии коллекционных экземплярах и создание электронного каталога, обеспечивающего оперативное получение сведений о фондах сектора.