Научная документация

Материалы, поступающие в отдел, по мере определения заносятся в Инвентарную книгу, в которой один инвентарный номер присваивается единице хранения и включает выборку рыб одного вида, единовременно пойманных в одной точке, независимо от числа экземпляров, которое указывается в соответствующей графе книги. Кроме того, для каждой единицы хранения отмечаются сведения о месте и времени сбора, сборщике, лице, определившем материал и название учреждения, передавшего материал в музей.

В отделе ведется три каталога. Систематический, в котором для каждого вида имеется одна или несколько (при большом числе единиц хранения) карточек, куда заносятся инвентарный номер и основные выходные данные каждой единицы хранения, такие, как место сбора и число экземпляров. Отряды и семейства в этом каталоге располагаются в систематическом порядке. Роды и виды в пределах семейств — по алфавиту. На карточках-разделителях с названиями семейств указываются номера — шифры, принятые в книге Г.У. Линдберга «Определитель и характеристика семейств рыб Мировой фауны».

Вспомогательным к систематическому каталогу служит алфавитный каталог-указатель. В нем карточки с названиями видов расположены в алфавитном порядке и на каждой написан шифр и название семейства, к которому относится вид. Однако такая система шифровки обеспечивает лишь «ручной» поиск. В дальнейшем в случае перехода на компьютерную форму учета необходимым будет совершенствование системы кодирования.

В отделе имеется еще зоогеографический каталог, позволяющий быстро выяснить состав коллекций для отдельных регионов. Принцип заполнения карточек и их расположение внутри региональных подразделений в общих чертах сходен с таковым систематического каталога.

Для типовых экземпляров, которые включены также и в систематический каталог, ведется отдельный типовой каталог, на карточках которого помимо инвентарного номера и основных выходных данных каждой единицы хранения (место и дата сбора, число экземпляров /для паратипов/, сборщик) имеются также сведения о публикации, в которой данный таксон был описан. В настоящее время большая часть типового каталога представлена также в компьютерной версии.